Klachten- en klokkenluidersregeling

Zowel personen van buiten onze accountantsorganisatie als interne medewerkers kunnen vermeende onregelmatigheden vrijuit aan de orde stellen zonder dat dit hun rechtpositie schaadt. Ons kantoor zal klachten altijd serieus nemen, zorgvuldig vastleggen en zo snel mogelijk afhandelen. Klachten worden uiteraard vertrouwelijk behandeld. Indien de klacht gegrond is, zullen wij passende maatregelen nemen om benadeelden zo goed mogelijk tegemoet te komen en herhaling waar mogelijk te voorkomen.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met A.T.J. de Wit AA (mocht het zijn functioneren betreffen, dan kunt u vragen naar mr. P.W.A. van Zijl).

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is uw probleem tijdens een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan door het onderstaande formulier te downloaden; u kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van A.T.J. de Wit AA (ook hier: is de heer de Wit zelf bij de kwestie betrokken, dan wordt u verzocht het formulier te zenden ter attentie van mr. P.W.A. van Zijl).

Overigens kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan één van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wilt laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken u één exemplaar ondertekend te retourneren.

Is het niet mogelijk voor u om het formulier te downloaden?
Onderaan deze pagina bevindt zich de digitale klachtenformulier die u kunt invullen en versturen. U kunt dit formulier ter attentie van A.T.J. de Wit AA verzenden (ook hier: is de heer de Wit zelf bij de kwestie betrokken, dan wordt u verzocht het formulier te zenden ter attentie van mr. P.W.A. van Zijl).

Verloop procedure

De gang van zaken is daarna als volgt: A.T.J. de Wit AA (c.q. mr. P.W.A. van Zijl) zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie vragen.

Doelstelling is om binnen drie weken op uw klacht te reageren. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.
In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk is, vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans.

U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.

We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

Wolfsbergen Van Haarlem Accountants en Belastingadviseurs

De door u hierboven verstrekte gegevens zullen vertrouwelijk worden behandeld en alleen gebruikt worden voor de toezending van de door u gevraagde informatie. De gegevens zullen in geen geval aan derden worden verstrekt.

Download hier het klachtenformulier.